Вакансии Делопроизводитель Котельники

Принимает и регистрирует корреспонденцию. После резолюции  руководителя передает документы  на исполнение. Оформляет регистрационные карточки. Отправляет исполненную документацию по адресам. Систематизирует и хранит документы текущего архива.

• Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией.
• Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
• Организует внедрение систем ведения документации.

Приём и регистрация корреспонденции, направление ее в структурные подразделения;

Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документации текущего архива, составление описи дел, передаваемых на хранение;

В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передача документации на исполнение, оформление регистрационных карточек.

Организация делопроизводства; обработка информации с применением современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники.

Работа согласно трудовому договору и должностной инструкции делопроизводителя образовательной организации.

-подшивание документов

-формирование папок

-изготовление конвертов

-обработка архива

Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником цеха (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке для заседания или совещания их решенияЪ, вести иоформлять протокол. ПЕредавать и принимать информацию по телефонной связи и доводить её до сведения начальника цеха. Печатать по указанию начальника цехп матеоиалы и документы, касающиеся деятельности цеха окончательной досборки. Вести делопроизводство, передавать распоряжения начальника  цеха  руководителям подразделений для использования их в процессе работы.

Прием телефонных звонков. Прием заявок, оказание содействия в скорейшем разрешении вопроса заявителя.

Оказание консультаций жителям, в том числе путем осуществления "обратного" звонка.

Регистрация обращений (вх./исх. звонки, заявки). Направление заявок исполнителям. Контроль выполнения заявок. Прием посетителей.

Прием и регистрация корреспонденции, поступающей на электронную почту, по почте России, нарочно, оформление регистрационных карточек, создание базы данных и направление на резолюцию руководителю (работа в 1С).

Предварительное рассмотрение и сортировка входящей документации на регистрируемые и не регистрируемые обращения.

Сортировка корреспонденции, распределение ее по структурным подразделениям.

Систематизация и хранение документов текущего архива.

Работа по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска.

Контроль над исполнением документов, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам.

Отправка корреспонденции (почтой, нарочно в Администрацию г. о. Мытищи).

Получение закрывающих документов по договору с Почтой России (ведение договора, контроль остатка средств).

Подготовка и сдача в архив предприятия документальных материалов:

- проверка правильности оформления документов и отметка об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;

- осуществление формулировки заголовков дел и определение сроков их хранения;

- формирование дел;

- выполнение контроля правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

Выполнение отдельных служебных поручений начальника отдела, в рамках своей компетенции.

Помощь в заполнении производственных документов. 

Написание Коммерческих предложений

Работа в EXCEL с таблицами

Заполнение нарядов (на изготовление продукции) в работу

- Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, соглашений о сотрудничестве, приказов по основной деятельности и документов;

- Хранение оригиналов внутренней документации (приказы, распоряжения);

- Публикации на Басгов (муниципальное задание, ПФХД, годовая отчетность, изменения о юридическом лице);

- Сбор отчетности с последующей передачей вышестоящему руководству;

- Проверка правильности составления приказов и исходящей документации;

- Ознакомление работников с нормативными документами, приказами, положениями (под роспись и по средствам электронной почты);

- Раздача оригиналов входящих документов исполнителям;

- Ежедневный мониторинг в МСЭД входящих документов и писем;- Работа с поручениями, отслеживание сроков выполнения поручений, проверка предоставленной отчетности по поручениям (по срокам, качеству исполнения, правильности оформления, соответствия требованиям);

- Подготовка материалов (документов, проектов решений) к совещаниям, оповещение, контроль исполнения поручений;

- Обеспечение своевременной отправки документов курьерскими службами, контроль доставки;

- Замещение заведующего по кадрам на период его отсутствия.

Работа с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

ООО "ЛИРСОТ" приглашает на работу делопроизводителя в общий отдел.

• Ведение документооборота компании;
• Входящая/ исходящая корреспонденция, в том числе электронная: регистрация, учет, хранение, распределение;
• Ведение архива;
• Подготовка необходимых документов, контроль исполнения документов, ведение реестров, доведение документации до сведения сотрудников;
• Встреча гостей, заказ пропусков, чай/кофе для гостей и руководителей компаний, прочие представительские расходы;
• Заказ канцтоваров, воды, своевременное пополнение расходных материалов;
• Оформление командировок и отчетной документации, заказ билетов и бронирование гостиниц;
• Взаимодействие с почтовыми и курьерскими службами: заказ курьерских служб, отправление документов на почте России;
• Организация совещаний;
• Протоколирование совещаний;
• Подготовка внутренних презентаций;
• Участие в подготовке корпоративных мероприятий.