Вакансия офис-менеджер, работа Воронеж

Обязанности офис-менеджера

·      Ежедневно до 8-30 предоставлять явку сотрудников ГД Общества на электронную почту (формат утвержден)

·      Делопроизводство:

o  Исходящая документация. Регистрация исходящих писем:

1.Проект письма согласовываем с ГД Общества.

2.Присваиваем номер и направляем на официальную почту адресата. В копию ставим инициатора/ГИПа письма.

3. Сохраняем в реестре писем + само письмо в соответствующей папке на яндекс диске(письма/2024/исходящие…..)

4. Получаем от адресата входящий номер письма, заносим в реестр писем.

o  Входящая документация. Регистрация исходящих писем:

            1. Отправляем адресату входящий номер.

            2. Регистрируем/сохраняем в реестре писем.

            3. Сохраняем в соответствующей папке на яндекс диске                                                 (письма/2024/исходящие…..).

             4. Направляем письмо куратору договора/ГИПу

o  Звонки. Всегда быть на связи (в рабочее время). Отвечать на звонки вежливо, называя полное наименование Компании. Записывать важную информацию и доносить ее до заинтересованных сотрудников.

·      Обеспечение жизнедеятельности офиса.

o  Собираем потребность (вода, канцелярия, бумага и т.д.), формируем заявку.

o  Согласовываем с ГД Общества.

o  Направляем главному бухгалтеру на оплату.

o  Осуществляем приемку товара.

·      Административные потребности.

o  Поддерживать в актуальном состоянии «Контакты сотрудников» на яндекс диске.

o  Сообщать ГД Общества о днях рождениях/значимых событиях сотрудников (день в день).

o  Осуществлять встречу гостей.

o  Следить за чистотой в офисе, контролировать персонал, осуществляющий уборку помещений.

o  Осуществлять помощь в оформлении, бронировании гостиниц, билетов на проезд до места командирования сотрудников.

o  Выполнять другие поручения руководства Общества, связанных с осуществлением деятельности Общества.

Отправка и получение документов Почтой России и другими организациями.